Para gerenciar os dados de sua Empresa é necessário estruturar estes dados em um Sistema de Gestão Empresarial que permita a geração e administração de um grande volume de dados, estas informações têm a capacidade de ser convertida em uma fonte de poder de análises que vão nortear as estratégias de uma Empresa, desta forma os passos serão mais seguros, pois a tomada de decisões estarão bem fundamentadas e assim haverá grande redução de riscos, consequentemente, resultados mais satisfatórios.
Destacamos a viabilidade de utilização de ferramentas de BI (Business Intelligence), que contemplam a proposta de conhecer e analisar melhor os dados de sua Empresa. Muitos Clientes da Inovação reconhecem os benefícios desta Solução, tecnologia da informação focada em efetuar uma leitura eficiente dos indicadores de desempenho(da sigla inglesa KPI), gerando relatórios, consultas, gráfico e painéis Dahs Boords que que permitem enxergar os cenários que apresentam-se. Recomendamos aqui sobre a forma ideal para que seja implementada esta ferramenta que poderá alavancar ainda mais a Gestão de seus negócios. O primeiro passo será definir um dos setores que poderá servir de modelo para os outros que também poderão acompanhar o processo, desta forma haverá um exemplo real da aplicabilidade dos recursos e seus benefícios, então haverá maior motivação para obter os mesmos resultados que serão aplicados aos dados de cada setor da Empresa. Um engajamento bem direcionado de sua Equipe certamente garante boa parte do sucesso na Implementação; os passos para atingir bons resultados, demanda por um planejamento que estabelece: As etapas, os analistas responsáveis, Aplicação por Setores, impulso e evolução no uso das ferramentas de BI para identificar as melhores práticas.
Portanto a inteligência do seu negócio pode receber um impulso que proporcionará evolução para com a competitividade de sua Empresa, uma regra de ouro é estruturar e padronizar estes dados, para que sejam administrados como indicadores de desempenho, assim será possível análises mais consistentes, com maior assertividade. Apresentamos na sequência os primeiros passos para implantar essa evolução em sua Empresa com sucesso:
01) Seleção e Treinamento da Equipe de Estudo e Análises:
Será muito importante que colaboradores sejam selecionados para que tenham maior comprometimento com esta fase do projeto, a função destes estudos determinaram os principais usuários os quais em cada setor realizam as tratativas com suas Equipes para evoluir o aprimoramento das ferramentas de BI. Estas Equipes em seus setores passam a explorar melhor os dados, sendo esta tarefa efetuada com total autonomia. Em pequenas Empresas é recomendável que os diretores e gerentes exerçam estas funções, a depender da estrutura de Recursos Humanos de que disponha, sendo perfeitamente aplicável uma Solução de BI. Em seguida com a implementação em cada setor, estes colaboradores que foram selecionados vão disseminar o conhecimento para outros colaboradores, ampliando os benefícios oferecidos. Com a uso das ferramentas de BI a cultura de análise de dados será aprimorada constantemente, haverá inclusões de outros indicadores de desempenho que melhoram a capacidade de Apoio a Gestão.
02) Organizando os indicadores:
Definindo os indicadores de desempenho estruturando um padrão entre os setores da Empresa, o conceito atribuído a estes indicadores devem ser aplicados de forma igual em toda a Empresa, possibilitando sua utilização em análises departamentais e na macro operação da Empresa. Alguns indicadores serão mais utilizados conforme a necessidade e peculiaridade de cada departamento; por exemplo o Setor de Vendas efetuará análises em indicadores de cobertura de mercado, percentual de positivação, preço médio praticado entre outros.
Já o setor de Compras estará analisando indicadores de giro dos itens com maior necessidade de aquisição, do seu giro em determinado período, percentual de reserva para aquisição, vendas perdidas ou baixo giro de alguns itens. Portanto os indicadores de desempenho na totaçodade de seu contexto funciona como um pulmão que oxigena os setores com dados pertinentes as suas necessidades de análises, que vão ajudar a tomar decisões com maior rapidez, antecedendo ao máximo providencias que geram lucratividade e evitam prejuízos. A regra de ouro nesta etapa é eleger os indicadores de maior relevância, sendo aqueles que representam maior influência nos resultados, possibilitando uma visão clara da estratégia mais assetada para a Empresa melhorar resultados.
03) Eleja os departamentos:
Conforme informamos anteriormente, eleger um setor para o qual será direcionado maior carga em horas de treinamentos, todavia outros setores podem iniciar de forma menos acelerada o uso da Solução de BI. Enquanto isso as Ferramentas de BI evoluem de forma mais rápida em setor que se apresente maior necessidade de aplicabilidade, potencializando a capacidade de análises deste departamento. As Soluções de BI podem apoiar a Gestão nos vários setores da Empresa, e em cada processo os Lideres na implementação das Ferramentas, podem gerar e decidirem considerar indicadores de desempenho peculiares a cada departamento, conforme a visão profissional de cada colaborador na sua função, para análises nas tomadas de decisões que refletem nos custos e na lucratividade que devem estar alinhados com as estratégias de uma Empresa.
04) Identifique os melhores analistas:
Em etapa inicial é provável que alguns colaboradores sejam selecionados para os primeiros treinamentos, os quais devem tomar com poder outras definições em seus departamentos. Ou mesmo desde o inicio envolver outros colaboradores que poderão ser “Disseminadores” dentro do processo. Também comentamos sobre os diretores e gerentes participarem de toda a implementação ou mesmo se tornarem os “Lideres” no uso da Solução de BI. Ambas as alternativas são viáveis, mesmo porque a máxima é de que os colaboradores, os setores e toda a Empresa padronize o uso da Solução de BI, obtendo benefícios reais, para melhoria dos resultados em todos os processos na Macro Operação de uma Empresa.
Na próxima publicação sobre este assunto, vamos orientar sobre como as outras etapas devem suceder no planejamento de implementação da Solução de BI, onde uma Equipe inicia os treinamentos, com colaboradores sendo selecionados por setores, possibilitando aderência destes departamentos e proporcionando para os colaboradores, gerentes e para a Direção da Empresa um ambiente de cooperação mutua, onde as experiências poderão ser compartilhadas e assim ampliando o conhecimento para a utilização das análises dos indicadores de desempenho. Estaremos divulgando também outras ferramentas para que os Diretores e Gerentes possam obter de seus colaboradores melhores apresentações de resultados, tratam-se se de tecnologias também voltadas para a criação de relatórios, ou ferramentas focadas em melhores tratativas para com os dados de custos, lucratividade e planejamento. Todas estas Soluções foram criadas para que as Empresas busquem aprimorar seu posicionamento quanto à competitividade de mercado, afirmando cada vez mais nossa parceria junto aos Clientes e Colaboradores.