O processo de escolha de uma Solução ERP para a Gestão de sua Empresa é tão importante quanto a própria implantação que sucede este processo de seleção entre as opções no mercado. Tem a intenção de ajudar em uma decisão que proporcione segurança e conformidade nos processos de TI de uma Empresa. Buscamos resumir aqui experiências que determinam melhores práticas com foco principal em software para Gestão Empresarial, que possa contribuir com planejamento de mudanças e rupturas, que vão nortear o desempenho da Empresa.
Estas dicas orientam a conduta comercial que a Inovação Tecnologia aplica junto aos clientes no processo da venda de software para Gestão Empresarial, quando ajudamos a mapear os processos e formatar um projeto em conformidade com o planejamento do Cliente, todavia informando de outras possibilidades que poderão ser avaliadas e implementadas no projeto inicial ou em momento mais oportuno, realizando os avanços que se façam necessários. Seguem as boas práticas resumidamente que podemos recomendar:
01) Definições e estratégias:
Ao iniciar a seleção para substituir o sistema de Gestão Empresarial, recomendamos que a Empresa faça uma relação de motivos que levaram a essa decisão. Seja definindo que modificará o seu modelo de Gestão, para ganhar em competitividade, otimizando os processos e capacitação ou motivada pela necessidade de aumentar sua capacidade de crescimento. Para melhorar o apoio a gestão Empresa buscando o controle macro das operações, redefinindo melhores práticas mercadológicas, objetivando maior conformidade para com a legislação, preparando-se para auditórias ou na determinação de obter-se maior segurança. São alguns fatores que poderão motivar a implantação de um novo sistema de Gestão Empresarial.
02) Estabelecer os objetivos:
Com simplicidade e clareza deve-se elencar metas e objetivos a serem conquistados, é relevante mensurar os ganhos financeiros a serem alcançados, sendo estes números diretamente relacionados com o retorno do investimento (ROI) que a Empresa obterá com a implementação de uma nova Solução ERP. Os ganhos relacionados ao aprimoramento da Gestão passa pela qualificação de recursos humanos com aumento de desempenho e produtividade. Em eficiência na administração de estoques e otimizações na administração da cadeia de suprimentos, no controle das finanças objetivando melhoria nos resultados de receitas e Lucros. Na agilidade e menor consumo de tempo nos ciclos de ordens e do ciclo de fechamento contábil. As melhorias efetivas no setor de TI, reduzem custos das movimentações em Logística, processos de manutenção, resultando em entregas no prazo.
03) Planejamento orçamentário:
Recomendamos que seja efetuado levantamento de investimentos que serão necessários para que os recursos da Solução ERP contratada sejam largamente utilizadas, assim redimensionando caso seja necessário, a Infraestrutura para que os sistemas funcionem de forma primorosa. Imprescindível prever investimentos em outras soluções como Anti vírus, Sistema operacional/servidor entre outros. Com o orçamento bem dimensionado, terá embasamento para o direcionamento na negociação de aquisições, bem como da abrangência da implementação e complexidade do projeto.
Sugestões para calcular os investimentos:
– Qual o percentual do faturamento da Empresa será estabelecido para investimentos no setor de TI;
– Calcular a estimativa do retorno de investimento, sobre os ganhos com a Solução ERP;
– Mensurar ganho com a aplicação da Solução ERP nas operações da Empresa;
– Aporte investido em infraestrutura, Solução em Software ERP e manutenção de Software.
04) Mapeamento de Processos e prioridades:
Neste levantamento é muito relevante estabelecer as áreas que serão integradas; caso o fluxo de informações entre os processos não esteja fluindo bem, isso refletirá em possível retrabalho no futuro. O Mapeamento da Empresa no todo deve refletir qual a maturidade em relação aos seus processos e regras de negócio, para que o Sistema de Gestão Empresarial informatize os processos, mapeados na realidade. Poderá assumir os mesmos conceitos concebidos na Solução ERP contratada, efetuando adequações de ambas as partes, um dos benefícios será utilizar das práticas de gestão que possam reconhecer em funcionalidades na automação dos processos, com foco na agilidade aos gargalos.
05) Mercado em Soluções ERP:
Com a determinação dos motivos que levaram a decisão de implantar uma nova Solução ERP, deve-se estabelecer as principais demandas e mapear os processos, será iniciada a escolha de provedores de Sistemas de Gestão Empresarial que possam contemplar e atender às necessidades.
Para maior assertividade na tomada de decisão, algumas Empresas optam por serviços de consultores, que acompanharão todo o processo de escolha para contribuir e orientar a Empresa quanto a melhor alternativa em investimento e benefícios. Outra situação é a contratação de um profissional de TI, que poderá ocorrer em ocasião desta tomada de decisão, sendo assim sua primeira contribuição todo o acompanhamento do processo de escolha e decisão.
06) Avaliação dos Fornecedores:
Assim que forem selecionados alguns fornecedores, os quais são atuantes nos segmentos de mercado no qual a Empresa também atua, inicia-se o processo de avaliação, quando deverá ser verificado premissas e as principais demandas as quais irão determinar assertividade da contratação.
Tratativas junto ao executivo de vendas:
Os fornecedores de ERP disponibilizam um executivo de contas que será o principal contato até a contratação, os executivos de vendas de software são apoiados pelos setores do fornecedor de Software ERP com os quais prosseguirão as tratativas quanto aos demais procedimentos, durante e depois do processo de avaliação e contratação.
Visitas na sede do Fornecedor de software:
A contratação de um software ERP ou serviços, tratam-se de aquisição de bens intangíveis, portanto tudo nesta experiência e bens tangíveis devem ser apresentados impecavelmente. Será oportuno visitar áreas estratégicas que concentram o “Core Business” desta Empresa, as áreas de Desenvolvimento, Treinamentos, Suporte aos Clientes e Atendimento Comercial são as mais recomendadas.
07) Análise de Aderência:
Com o início dos contatos com os fornecedores, também será o start para as verificações iniciais quanto à aderência, pois assim é que possibilitará atingir um maior percentual em aderência dentro do razoável para a tomada de decisão. Com a continuidade dessas análises poderá submeter em avaliação uma comparação com os mapeamentos de processos os quais já foram levantados anteriormente. Uma ferramenta que ajudará nesta fase é chamada de RFP, Request for Proposal ou Pedido de Proposta a qual é destinada aos fornecedores. Trata-se de uma ferramenta que será útil para a apresentação das principais demandas e processos a serem contemplados pelo Sistema de Gestão a ser contratado, para atender ao escopo dos itens da RFP.
É muito recomendável que o conteúdo da RFP tenha documentação de preferência detalhada para orientar os participantes na decisão e negociação, objetivando reduzir a margem de erro e para verificar os benefícios pretendidos com a aquisição.
08) Mapear Customizações:
Na elaboração da RFP e análises de aderência poderá ser constatado a necessidade de customizações quanto à demanda em personalização, para solicitarem que sejam implementadas no Software ERP. As decisões iniciais deverão considerar sobre a adequação de processos, verificando se as funcionalidades do Sistema ERP contemplam as necessidades da Empresa. Nesta fase deve-se considerar as perspectivas quanto ás motivações pela mudança de Software, e que os fornecedores adotam as melhores práticas de mercado.
09) Apresentações Técnicas:
Neste processo a apresentação técnica deverá estar focada no segmento ou sub segmento no qual a Empresa atua; este evento poderá ser preparado em conformidade com a documentação elaborada durante os procedimentos que descrevemos, pois assim os fornecedores terão melhores condições de analisar o escopo do projeto com base na RFP. Em algumas contratações quem adquire um software ERP sugere que o fornecedor do Sistema ERP efetue o Mapeamento dos processos, elaboração da RFP e também sugerindo funcionalidades que já predominam em seu ferramental.
10) Definição de Projeto e Escopo:
No momento em que a Empresa inicia o recebimento de orçamentos, quando terá que avaliar investimento para a entrega do Projeto e também em manutenção mensal, que contemplará os serviços de Suporte técnico, bem como da garantia de evoluções e atualizações.
Proposta Comercial e Contrato:
Este documento é o qual detalhará o fornecimento de produtos e serviços; deverá conter os preços de horas, valores do projeto, formas de pagamento e outros encargos. Também descreverá as despesas decorrentes da prestação de serviços como: traslados dos consultores até a sua Empresa, despesas de viagem, horas em gestão de projetos para personalizações e de que maneira será apresentado as ordens de serviços dos Consultores Técnicos.
Referente a Proposta Técnica:
No mesmo documento será descrito o escopo do projeto, contendo os módulos a serem implantados, os processos contemplados, personalizações bem definidas, número de horas para consultoria e acompanhamento da implantação e informações sobre a Infraestrutura que seja recomendável.
Avaliações para a tomada de decisão:
Será recomendável que essa decisão seja acompanhada e orientada pelas pessoas que dediquem-se a todos os processos que recomendamos. Desta forma terá condições ideais para avaliar premissas importantes como: Tecnologia aplicada, Infraestrutura, serviços de consultoria na implantação, conversão dos dados, entre outros.
11) Identificação e decisão pelo Sistema ERP:
O preço com certeza interfere na decisão da contratação, o porte da Empresa estará dimensionando aportes de todos os investimentos, portanto recomendamos que sigam estes principais conceitos para a avaliação e tomada de decisão. Na comparação de produto e serviços, considerando que a avaliação da aquisição de bens intangíveis demandam observar outros pontos.
No ambiente da Competitividade:
O relacionamento e credibilidade do fornecedor de ERP com o mercado será importante para confirmar suas competências, verificando seu posicionamento tecnológico atual, perspectivas e garantia de evolução, também quanto a sua forma de administrar seus processos produtivos.
No ambiente tecnológico:
Onde serão relevantes as análises de pontos quanto a capacidade da Solução ERP e serviços em sua aplicação na organização da Empresa; relacionando-se com a qualidade da Equipe em cada área de atuação, metodologias aplicadas a essas áreas, definir etapas de implantação, prazos e interesse em outros produtos e serviços que poderão ser contratados futuramente.
Muitas vezes a decisão pela substituição de um sistema ERP é tomada sem a devida avaliação, por isso procure produtos e serviços com base em metodologias predominantes no mercado, em conformidade com o ambiente de TI para as Empresas. Uma escolha que siga estas recomendações terá maiores possibilidade de conduzir a Empresa Contratante a atingir objetivos os quais determinou.
Nós da Inovação Tecnologia oferecemos produtos e serviços para Empresas que demandam um impulso em gestão com utilização de uma Solução em Sistema para Gestão Empresarial, para que tenham um salto em suas operações, maior controle de processos e análises para a tomada de decisão com menor margem de erro.