As Empresas brasileiras são submetidas a um dos sistemas tributários mais complexos do mundo, também em outras obrigações enfrenta diversas adversidades relacionadas a burocracia em processos das instituições regulamentadoras. Para cumprir obrigações da legislação é necessário contar com ferramentas e apoio em todos os procedimentos, para uma gestão fiscal correta e segura.
A Gestão Empresarial integrada é o ideal para que uma Empresa tenha ferramental, proporcionando a eficiência para todas as tratativas relacionadas a movimentação de documentos fiscais nas operações de uma Empresa. O Sistema público de escrituração digital e os seus módulos, levam as Empresas a buscarem no mercado uma Solução ERP que integre todas as operações e também esteja fornecendo produtos e serviços alinhados e em constante atualização com a legislação brasileira.
Com tantas mudanças, exigências e diversos regimes especias de tributação, que as possibilidades de erros aumentam muito se uma Empresa estiver sem um Sistema de Gestão Integrado que proporcione uma prestação de serviços a altura das demandas que estão relacionadas às exigências para que esteja em Compliance Fiscal. Além de estar em dia com obrigações impostas pelo Fisco, outra grande vantagem é evitar prejuízos inesperados que podem comprometer a trajetória de uma Empresa, por mais vitoriosa que que seja.
A quantidade de alíquotas é enorme, são muitos tipos de impostos (COFINS, CSLL, ICMS, IPVA, IPTU, ITR, IOF, ISS, ITBI, PIS/PASEP), e não para por aí. Há normas governamentais em cada imposto, também regras e portarias, que regulamentam processos, tanto do pagamento como da documentação exigida para sua validação. Para uma Empresa que atua em todo o território nacional , todo esse conjunto de leis, dificultam a gestão fiscal e até mesmo a gestão financeira desta organização. Tornando muito necessário que invista em produtos e serviços de qualidade para que as obrigações tributárias sejam acompanhadas de forma a diminuir consideravelmente erros, os quais dificultam a sua Compliance Fiscal e Contábil.
Nos últimos anos os profissionais em vários segmentos têm realizando grande esforço em apoio na busca de Compliance Fiscal, nada simples para um País que chega a efetuar em torno de 700 alterações em regras e alíquotas fiscais num dia somente, e ainda complementando a dificuldade em determinar a classificação fiscal dos produtos comercializados por uma Empresa. A conclusão é que a busca para estar em conformidade para com a legislação, demanda um enorme empenho de uma equipe, podendo interferir na produtividade desta equipe e também gerar ainda mais custos, oriundos de erros em preenchimento de documentos ou descumprimento de prazos.
As ferramentas utilizadas pela fiscalização são de alta tecnologia, as quais efetuam auditoria com cruzamento de dados e conferência detalhada ao máximo. Um dos fatores que reforçam a necessidade de que as Empresas façam uso de Produtos e serviços a altura desta demanda, sem isso torna-se impossível uma gestão fiscal e contábil eficiente. Para dar os primeiros passos em direção da Compliance aconselhamos que as Empresas realizem uma revisão nos processos que envolvem a movimentação de documentos fiscais, em seguida poderá fazer um mapeamento dos processos nesta movimentação. Há a necessidade de acompanhar as mudanças na legislação, para que haja maior precisão na classificação fiscal dos itens comercializados, também no preenchimento das obrigações fiscais e acessórias, assinando o conteúdo e layout da documentação fiscal. Assim será possível criar um planejamento para entrar em Compliance.
Para se obter eficiência no controle de documentos fiscais, e assim prestar contas com agilidade e segurança, é muito recomendável a criação destes processos para que continuamente seja aperfeiçoada a conformidade para com as exigências do Fisco. Mapeando os cenários e seus processos estratégicos que determinam as operações fiscais, consequentemente realizando o acompanhamento da legislação e suas alterações.
Relacionamos em seguida os passos para a construção destes processos:
01) Simulação de cenários:
Deve-se verificar as estratégias tributárias que determinam quais os impostos vão incidir nos produtos comercializados, sendo necessário avaliar a viabilidade tributária de futuras ações comerciais; pois a complexidade fiscal dos processos que regem a produção, venda e logística podem impossibilitar a viabilidade das operações.
02) Enquadramento tributário vigentes:
Uma Empresa deve efetuar cálculos de tributos vigentes, conforme o cenário estabelecido; por exemplo uma empresa que optou por um modelo, a qual por estratégia de efetuar suas vendas dentro do mesmo estado que efetua a compra dos produtos comercializados, sendo assim pagará somente os tributos desse estado. Então deverá efetuar o cálculo das alíquotas vigentes para cada um dos produtos. E teremos uma visão de qual será o custo nesse processo.
03) Cadastramento das tabelas fiscais:
É necessário manter uma lista com os impostos, que incidem nas operações de venda de uma empresa, sempre com a alíquotas vigentes atualizadas. Se faz mister também manter uma lista de prazos e obrigações de cada impostos; devendo saber quais os impostos que irá pagar, quando e de que forma pagar. Por isso, crie o processo de acompanhamento de tributos.
04) Classificação Fiscal:
Conforme o tipo de produto, existe uma NCM, que é o código o qual a Receita Federal irá utilizar para determinar o que é esse produto e qual a alíquota que incide sobre este produto. Existem regras fiscais para nomear essa NCM, sendo a maior dificuldade da maioria das empresas. A regra de classificação de uma NCM é determinada conforme as características de um produto, tais como origem, matérias-primas utilizadas na sua composição, e outros quesitos técnicos.
05) Acompanhamento das mudanças legais:
Com a definição da NCM, se faz preciso o acompanhando de leis e regulamentações que determinam as obrigações acessórias relacionadas às alíquotas a serem incididas sobre a comercialização de um produto.
06) Interpretação e definição das regras fiscais:
Após sabermos qual o tipo de produto e o tipo de alíquota que incidirá sobre ele, é momento de criar regras para parametrizar operações fiscais e tributárias. De maneira que uma empresa irá manter um processo para as futuras demandas. Dentre as regras, você poderá estipular o recebimento apenas de Notas Fiscais validadas anteriormente, para não ser considerado responsável solidário na emissão de notas erradas e/ou frias. Você também pode criar regras de arquivamento das notas de entrada e saída da sua empresa, entre outros.
07) Integração das informações para as áreas de interesse:
Com a automação dos processos em um Sistema ERP, uma empresa concentra mais energia em seu “Core Business”, seguindo um planejamento tributário que foi construído com essas premissas e outros aperfeiçoamentos em seus processos produtivos que relacionam-se com as operações na rotina diária das Empresas. Assim será importante que as áreas estratégicas da empresa tomem conhecimento destas informações, afim de serem utilizadas em ferramentas de gestão, tanto da própria gestão fiscal e contábil quanto de outras áreas de interesse. A Inovação Tecnologia oferece soluções que integram as informações, isso facilita a gestão destas informações nos processos que citamos aqui, bem como para os profissionais nas áreas de produção, compras, administração dos custos, analise do cenário/custos, precificação, analise de lucratividade, entre outras demandas para uma gestão eficiente. Ainda nas áreas fiscal e contábil a Inovação Tecnologia integra as informações com os sistemas de Contabilidade e Ativo Imobilizado, com a geração de obrigações para com o fisco.
Portanto para uma organização empresarial que almeja crescimento em suas operações, a tecnologia da informação deve ser a principal aliada para planejar e conquistar os objetivos de crescimento. A qualificação dos profissionais os quais irão lidar com todo este ambiente deve estar alinhada com a grande exigência sobre a qual comentamos um pouco aqui em nosso site. A Inovação Tecnologia tem consultores que apoiam a gestão das Empresas em vários aspectos citados acima, utilizando ferramentas desenvolvidas para aumentar a produtividade e eficiência de todo quadro de colaboradores. Possibilitando a integração das operações, proporcionando a agilidade no controle dos processos, impulsionando a evolução da Gestão Empresarial.