A Função de Compras demanda garantir a realização de aquisições com qualidades múltiplas e em conformidade com esta premissa, assegurar assertividade máxima para com os custos, qualidade dos produtos, as quantidades, capacidade de entrega, preços e prazos. Portanto as várias atribuições relacionadas ao departamento de compras são muitas das vezes distribuídos entre outros departamentos das Empresas. No entanto poderá unicamente no departamento de Compras reunir essas atribuições, sendo que o uso de ferramentas poderá agilizar e muito as tarefas de um Equipe na Função de Compras.
O Passo a Passo da Solução Compras:
Para coordenar as demandas de compras é necessário que o sistema ERP forneça informações do giro de produtos comercializados e da necessidade de abastecimento ao setor da Produção das indústrias com as matérias-primas em conformidade com as necessidades das Empresas. Uma sugestão de Compras poderá ser com base em parâmetros quanto às quantidades minimas ou com base na movimentação dos itens dos estoques em um período, onde é recomendado considerar a aquisição com um percentual a informar para reserva ou até mesmo vendas perdidas por desabastecimento, entre outros critérios visando maior segurança na assertividade.
Um vez definida as demandas a requisitar, inicia-se os procedimentos para a solicitação de uma cotação, a qual será enviada para os fornecedores. Sendo uma outra responsabilidade do departamento de comprar, selecionar os fornecedores com base nas informações sobre os seus produtos e serviços fornecidos. No ERP Inovação todas as negociações serão registradas, gerando um histórico que poderá ser consultado para tomada de decisões. Estas qualificações vão desde os preços praticados, até a dinâmica de pesquisa e estudo de mercado para o melhor desempenho da Função de Compras.
O envio da cotação para os fornecedores estabelece o inicio de negociações que podem contar com alguns detalhes, inicialmente quanto às quantidades, preços dos produtos, a disponibilidade e forma de entrega ou pontos de embarque. O Sistema ERP Inovação tem na Solução Compras informações para analisar as qualificações dos fornecedores, para os quais será disparado a solicitação de resposta a uma cotação, onde será efetuada a análise do seu retorno com as informações acima citadas. O próximo passo é avaliar e identificar as melhores ofertas, em conformidade com as qualidade múltiplas estabelecidas por uma Empresa, e também efetuar a programação no contas a pagar para integração dos processos com o departamento financeiro.
Gerando um “Pedido de Compra” a Solução registra a previsão de entrega, aguardando o envio da NF-e(Arquivo XML), com este arquivo será efetuado o confronto com o pedido de compra. Nesta operação serão verificados os dados entre os dois documentos, a relação com os fornecedores determinam o aceite das mercadorias, sendo possível entregas que não estejam em total conformidade, portanto a critério serão avaliados a entrega e os históricos de fornecimento para a tomada de decisão quanto ao recebimento dos produtos. Estas verificações poderão estar integradas a uma outra solução móvel, que será melhor abordada em outras publicações; sua função será aliar o uso de dispositivos móveis, nos quais serão carregados os dados dos“Pedidos de Compras”, para a finalidade de conferencia no recebimento de entregas, conferindo com a leitura do códigos de barras
os produtos, as quantidades e os lotes destas mercadorias. Após estas operações de conferencias, as informações são sincronizadas com um painel para administrar os “Pedidos de Compras”, o qual orientará uma das funções de compras quanto a rotina de recebimento dos pedidos de compras.
Como a função de compras poderá organizar os seus processos:
Com um processo de compras bem coordenado os compradores têm a disposição uma gama de informações valiosas, disponibilizadas de forma organizada e com riqueza de detalhes para melhores tomadas de decisões.
Com o uso de ferramentas no ERP Inovação para a Função de Compras, os resultados melhoram e diminuem vários riscos para os negócios, padronizam os processos de compras, objetivando a simplicidade dos procedimentos, diminuindo o tempo consumido, reduzindo custos operacionais e administrativos.
Com a padronização dos processos, utilizando a Solução ERP Compras, as informações estarão sendo disponibilizadas para proporcionar melhores resultados, sendo solicitado as especificações para as aquisições a se efetuarem. Dados dos preços registrados, dados de fornecimentos dos fornecedores qualificados, formas de entrega, para serem avaliados com o objetivo de evitar transtornos como falhas nos recebimentos de mercadorias ou mesmo desabastecimento.
Uma Equipe de Compras pode necessitar de um time maior, desta forma o administrador poderá identificar os colaboradores e estabelecer suas funções conforme seus talentos. Com a Solução ERP Inovação para a Função de Compras, os colaboradores têm maior clareza da visão estratégica das Empresas, sendo todas as informações fundamentadas e registradas para avaliações e análises, sendo disponibilizadas também para a Direção Administrativa de uma organização.
Um ganho muito considerável é a busca da melhoria nas relações, tanto internamente entre os colaboradores com a transparência nas informações, quanto no relacionamento com os fornecedores, resultando em melhores negociações, na redução de danos em mercadorias, atrasos em entregas ou entregas incompletas. Assim o ambiente será mais favorável para resultados cada vez mais satisfatórios para ambas as partes. Com fornecedores bem qualificados e dados precisos para as tomadas de decisões, maior será a viabilidade das Compras serem efetuadas com qualidades múltiplas, garantindo melhores indicadores de desempenho em toda a Empresa.
Otimize os resultados com o ERP Inovação integrado à Solução Compras:
A movimentação dos setores que são interligados a Função de Compras são especialmente as áreas de Estoques/Produção, logística/Distribuição; todavia setores como o departamento comercial, Financeiro também podem ser impactados e assim interferir nos resultados dos negócios. Portanto é necessário estudar e mapear os processos no setor de compras, afim de gerar para sua Empresa um modelo eficaz para eliminar algumas situações indesejáveis.
Gerando um modelo para maior eficiência: Com a Solução Compras uma Empresa acompanha rigorosamente a rotina dos pedidos de compras, resultando em ganho de tempo para os colaboradores nas funções de Compras, bem como economia de dinheiro, maximizando o seu fluxo financeiro. Com o acompanhamento das aquisições no “Painel de Pedidos de Compras” é possível avaliar melhor também os orçamentos, inclusive integrando com outros setores que também são responsáveis para que melhores resultados sejam alcançados no setor de Compras.
Informações relevantes de forma rápida e precisa: Gerar um histórico de compras permite que sua Empresa tenha maior capacidade de análise do comportamento mercadológico, registrando as compras e a movimentação dos estoques. A solução Compras possui vários filtros que podem detalhar todas as operações e também o desempenho das vendas, será possível ainda, a geração e personalização de relatórios que atendam a visão estratégica de cada Empresa, com a utilização de geradores de relatórios e também Soluções para BI (Business Intelligence).
Padronize os processos com o ERP Inovação e a Solução Compras: Criar uma modelagem dos processos na função de compras e definir uma padronização, será muito favorável para o melhor desempenho de sua Equipe, sendo que contribuirá até mesmo no treinamento de colaboradores na Função de Compras.
Melhore o planejamento orçamentário: Uma das áreas que tem relacionamento direto com o Setor de Compras, é o setor quem realiza as tratativas quanto ao planejamento financeiro de uma Empresa. Sendo que todas as aquisições devem ser efetuadas com o acompanhamento deste setor o qual estará posicionando-se quanto às disponibilidades para os pagamentos programados. Com o processo de Compras organizado é possível administrar com mais eficiência o planejamento orçamentário e todo o setor financeiro.
Reduza erros e prejuízos: Sem um processo de Compras padronizado e automatizado, aumenta consideravelmente as ocorrências de situações que podem gerar prejuízos consideráveis para quaisquer Empresas, trata-se de situações de fraudes e acordos que vão prejudicar uma organização. Com a Solução Compras no ERP Inovação os processos são harmonizados, atingindo o melhor fluxo para as atividades na função de compras, resultando em acesso ás informações para auditar as transações, sendo todos os dados registrados para que os acompanhamentos sejam efetuados, inibindo e identificando comportamentos que sejam suspeitos dentro do processo.
Utilize a Solução Compras para atingir suas metas:
Esperamos colaborar com algumas sugestões recomendando uma modelagem nos seus processos de Compras, para aprimorar o desempenho deste setor na sua Empresa, nosso objetivo é expor as possibilidades de automação em várias funcionalidades que podem ser mais produtivas. O setor de Compras como comentamos anteriormente, deve atuar de forma integrada, especialmente com os setores de logística, produção, planejamento estratégico, financeiro e também o setor comercial. O melhor desempenho nas Funções de Compras determinam melhores margens, produtos com controle de qualidade e melhoria dos indicadores de desempenho das Empresas. Em próxima publicação sobre o setor, vamos apontar alguns recursos e diferenciais que foram desenvolvidos com base em pesquisas junto aos Clientes e Segmentos de Mercado que atuamos, objetivando contemplar especificidades peculiares na Função de Compras.