Processos burocráticos e pouco automatizados são gargalos que podem travar as operações das Empresas. Aprimorar os processos de uma determinada rotina dentro de uma organização requer uma analise para garantir que as informações estão sendo tratadas de forma a assegurar o máximo de dados possam ser considerados, determinando assim a importância de cada dado e de toda massa de informações que podem ser utilizadas para diversas finalidades.
Pois da necessidade de rever os procedimentos de uma empresa é que recomendamos algumas reflexões sobre o assunto, sendo que a Modelagem destes processos pode ser um bom caminho para se identificar situações que sugerem mudanças, que podem melhorar os processos de Gestão de um departamento ou de uma simples função a qual poderá ser substituída por outra alternativa de maior eficacia. A modelagem de processos, também é conhecida pelas siglas BPM (business process modeling) em inglês.
A modelagem é muito útil para mostrar informações relevantes de como um processo é executado, fazer melhorias, fazer com que os processos possam ser gerenciados, além de possibilitar melhor tomada de decisão e visão do negócio.
Um Modelo:
Uma representação simples de uma situação real; quando abordamos sobre modelo de processo é tanto vago de visualizar o concreto, para quem ainda não teve contato, por isso vamos fazer o seguinte exercício: Na construção civil, o que é o modelo de uma casa, consideremos as plantas como o modelo da casa, a qual é ou será a realidade. Visualizando e interpretando as plantas, com certeza poderemos criar em nosso imaginário, uma casa e até mesmo suas funcionalidades. Portanto quanto mais riqueza de detalhes e proximidade da realidade, mais dispendioso será produzir o modelo. Todavia o projeto será executado com maior precisão e segurança.
Vamos pensar na situação da venda de um condomínio de casas, alguns compradores terão dificuldade de criar em sua mente, a Casa, somente com a visualização da planta. Assim citamos outros modelos que podem melhor a representação deste modelo de realidade: uma maquete virtual ou real por exemplo.
Processo de negócio:
Processo de negocio é uma sequência de atividades iniciadas a partir de uma demanda, com o objetivo de entregar algum resultado; tais processos são disparados, mediante ás demandas, podendo ser relacionadas a clientes, fornecedores ou Fiscalização, originando entrega de produtos e apresentação de outros documentos e relatórios.
Vamos exemplificar o processo de compras, com uma demanda que foi detectada por um relatório de sugestão de compras com base no giro de determinado produto. A partir desta informação é disparado o processo de compra para suprir o estoque de produtos ou de insumos para a produção. Com esta e outras informações o pessoal do departamento de compras iniciaram os procedimentos de emissão de cotação e contato com fornecedores; são realizadas as negociações com base em informações que vão nortear aos melhores resultados e qualidades múltiplas.
Modelagem de processos de negócios:
A definição da modelagem de processos de negocio, resume-se no trabalho que realizamos para representar processos de negócios em seus modelos, com a utilização de metodologias e técnicas. Um fluxograma por exemplo ´pode representar um modelo de negócio, quando o visualizamos podemos mentalizar o processo real, mesmo sem contato com a realidade. Assim será reconhecido facilmente por alguém que tenha relação com a atividade nesta representação.
Na Modelagem de negócios, temos condições para dar diferentes níveis de detalhamento de cada processo em modelagem. Um modelo pode ser com a macro dos processos da Empresa, com uma caixa para Compras. Assim as atividades nos processos de compras vão estar dentro desta caixa, sendo esta caixa ligada com pagamentos, recebimentos e os processos de suprimentos, produção, logística, ect. Podemos então fazer um modelo detalhando o processo de compras, dentro da caixa de compras, com uma caixa para cada processo.
Como fazer a modelagem de processo de negócios:
Ouvir a exposição sobre os processos por seus responsáveis, visualização dos processos e questionamentos, analise de documentos, entre outros, são formas de obter informações para fazermos a modelagem dos processos de um negócio. Existem ferramentas para modelagem de processos, independente da ferramenta pode-se utilizar a abordagem bottom up, modelando de baixo para cima, ou seja, o princípio é entender os processos em seus detalhes para depois chegar a uma visão macro da Empresa. Ou a modelagem Top down, iniciando de baixo para cima, primeiro teremos uma visão macro dos processos da Empresa e em seguida detalhando cada macro processo.
Qual aplicação da modelagem de processos de negócios:
A modelagem de processos de negócios serve a vários objetivos, como documentar e melhorar o que é executado, automatizar processos, eliminar processos improdutivos ou que não geram valor. È muito importante sabermos e mentalizarmos nosso objetivo, para chegarmos a um melhor resultado em uma modelagem de processos.
Em nosso setor, tecnologia da informação, a modelagem de processo apoia e auxilia no projeto de implantação dos nossos Sistemas para Gestão Empresarial, assim que afinamos os processos reais da operação de uma Empresa com nossas Ferramentas de Gestão e automatizamos rotinas e processos. A qualidade e sucesso de nossas implantações estão muito relacionadas com a interpretação e adequação dos processos nos sistemas, harmonizando a compatibilidade dos processos da Empresa com o Sistema de Gestão Empresarial.
A Inovação e a modelagem ajudam a sua Empresa:
Em implantações de soluções para melhorar a gestão da sua Empesa, poderemos encontrar processos reais que teremos que customizar em nossas ferramentas, dependendo da situação, talvez poderíamos indicar melhor pratica; tal definição é melhor compreendida quando fazemos a modelagem dos processos, onde outro benefício é a padronização das operações na operação macro de uma Empresa.
Ficou interessado? Entre em contato conosco! Faça-nos uma visita! Nós da Inovação Tecnologia podemos ajudar a identificar as rotinas de sua Empresa e fazermos juntos um mapeamento dos processos. Com estas ferramentas poderemos visualizar melhor os processos e mentalizarmos uma realidade que possa proporcionar maior produtividade de suas Equipes. Você pode enxergar muitas possibilidades de melhorar a Gestão, eliminar atividades que não geram valor, implementar soluções que vão impulsionar os resultados de sua Empesa.